Crónica de la sesión "Gestión Documental y Firma Digital integra, herramientas para la Transformación Digital de las organizaciones"



El pasado día 28 de octubre, OpenHR organizó una sesión sobre gestión documental y firma digital integrada, centrado en estas herramientas de Transformación Digital en Recursos Humanos. 

José Juan Martín, CEO de OpenHR, moderó y presentó el evento, que contó con la participación de diferentes profesionales del sector de los Recursos Humanos.  


“Las empresas tiene que ser conscientes en este situación, de que hay determinadas funciones que un software de recursos humanos con gestión documental y firma digital tiene que cumplir para que este proceso de transformación digital se consolide”. 

José Juan Martín, CEO de OpenHR

José Juan centró su presentación en destacar algunas funcionalidades clave que un software de gestión de empleados con gestión documental y firma digital integrada debería tener. Entre ellas, señaló la mejora del flujo de trabajo como un elemento clave. De este modo, lograríamos mejorar el flujo de información, lo que conllevaría un ahorro de tiempo en la búsqueda, administración y manejo del mismo. 

Por otra parte, destacó que la implementación de la firma digital en cada documento de forma automática es una función que muchos sistemas de gestión documental suelen dejar de lado. Pero lo cierto es que, de esta manera, la empresa y el empleado siempre podrán ver los documentos, sus datos de creación y la firma digital incorporada, además de la firma manuscrita en el mismo (si se requiriese).  Así, se facilitaría, además, una completa auditoría de cualquier movimiento sobre el contenido. Es decir, es posible fijar quién hizo modificaciones en el documento y cuándo.

Además, según expuso, la adquisición de repositorios adecuados para los documentos contribuye a la unificación del proceso de gestión y permite la revisión confiable de la información. Es decir, el usuario puede regular el tratamiento de la información, teniendo así, un control absoluto de acceso a los documentos. 

Y por último señaló la importancia de la gestión documental dentro de un plan de comunicación interna, ya que muchos documentos se crean dentro de la empresa para ser compartidos.




A continuación tomó la palabra Maica Enrique, Directora de GM Integra RRHH, que, según comentó, la gestión documental simplifica y mejora los procesos administrativos un 30/35%. 

Además, estableció algunas ventajas de mantener una gestión documental en la nube, ya que la información nunca se pierde y se puede acceder a ella donde y cuantas veces queramos. Simplicidad, mejora los procesos de trabajo y una firma digital integrada ayudan a reducir el tiempo y aportan un valor añadido a la organización.  


“Nos queda mucho más trabajo por hacer. Hay que ser valientes y dar el paso de la Transformación Digital. En España aún estamos lejos de una verdadera Transformación Digital”. 

Maica Enrique, directora de GM Integra



El siguiente Ponente en participar fue Gregorio Manzano, director comercial en Normadat SA, una empresa con más de 25 años de experiencia en Externalización de procesos documentales ligados a procesos de negocio. 

En su intervención, Gregorio comentó algunas de las dudas que pudiera tener un responsable de un de RRHH al plantear un proyecto de digitalización de su departamento. 

Entre ellas, señaló la posibilidad de enfrentarse a un histórico de documentación en papel, y desarrollar a partir de ahí un proceso de digitalización. 

Otra duda puede surgir acerca del nuevo entorno donde poder ver esos documentos una vez estén digitalizados. Existen, en ese punto, dos respuestas; que el cliente tenga un software de gestión documental; si no, podría contar con una herramienta donde se puedan subir esos documentos. 


“El beneficio más importante es la reducción de tiempos en la generación, localización, y en la firma de esos documentos”.           

Gregorio Manzano, director comercial de Normadat SA




El tercer ponente en participar fue David Pin es gerente general en Konfidi Technologies. El ponente comentó que existen varios niveles de maduración en esos procesos de Transformación Digital. Desde un nivel más primario de digitalización, en el cual el cliente ya recibe la documentación en su ordenador, hasta la integración de esa gestión documental dentro de los procesos corporativos. 


“A raíz de esta coyuntura han aparecido muchos proyectos. Su uso está reglamentado por el gobierno, aunque su uso aún es incipiente en Perú.”

David Pin, gerente general en Konfidi Technologies



El siguiente ponente en intervenir fue Julio de la Riba López, jefe de la división de Administración de Recursos Humanos en Enaire, y uno de los encargados de llevar toda la digitalización de la compañía. ENAIRE es el gestor de la navegación aérea en España y el Sahara Occidental, certificado para la prestación de servicios de control de ruta, aproximación y aeródromo. 

En su intervención comentó ciertos elementos que la compañía había considerado para proceder a la digitalización/automatización de los procesos de Recursos Humanos. Simplificación de los procesos, seguridad, acceso a la documentación, ahorro de tiempo, etc. Además, añadió una mayor fiabilidad del proceso de digitalización, lo cual permite que se cometan menor errores. 


“La automatización de estos procesos garantiza que el flujo de trabajo sigan su recorrido natural y el proceso se realice”. 

Julio de la Riba López, jefe de la división de Administración de Recursos Humanos en Enaire

“La firma electrónica nos ha ofrecido muchas ventajas. Ahora es un proceso mucho más ágil”. 

Julio de la Riba López, jefe de la división de Administración de Recursos Humanos en Enaire



La última ponente fue Rebeca Fernández, Founder & CEO de Golden Human Capital (GHC), comentó la importancia de la tecnología Blockchain dentro de ciertos procesos corporativos, como Selección, Formación u Onboarding. 


“Blockchain permite el Flujo de información entre sistemas. Y entre sistemas de distintas compañías”. 

Rebeca Fernández, Founder y CEO de Golden Human Capital



Desde OpenHR queremos agradecer a todos los inscritos, paticipantes y empresas colaboradoras la creación de este espacio de relfexión. 




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